10 tareas a automatizar en Microsoft 365

Si cuentas con la plataforma Microsoft 365 (antes Office 365), en este blog encontrarás las tareas más importantes que puedes automatizar de manera inmediata, hacerlo aumentará la productividad dentro de tu empresa y disminuirás el tiempo del retorno de la inversión que hayas realizado.


"Para trabajar de forma rápida y eficiente en cualquier negocio es necesario utilizar las mejores herramientas que permitan automatizar aquellas tareas que se repitan con asiduidad, lo que permite asignar tiempo a actividades que generen más valor para la empresa"


Microsoft 365 es la solución colaborativa de Microsoft en la nube, con la cual mantienes la productividad desde cualquier lugar, proteges los datos empresariales a través de seguridad avanzada, puedes chatear, tener videollamadas, almacenamiento en la nube y muchas más capacidades que te permiten ahorrar tiempo, reducir costos y proporcionar a tus empleados una solución colaborativa que eleve su productividad de manera constante.




A continuación mencionaremos algunas de los principales procesos que se pueden automatizar con Microsoft 365, que son las más comúnmente utilizadas:

  1. Generar y distribuir documentos. Accede a una lista de correo electrónico de clientes o usuarios y con un solo clic realiza el envío de un correo personalizado, esto lo lograrás creando listas y grupos personalizados de correos, lo que reduce el tiempo necesario en seleccionar destinatarios a la hora de enviar correos masivos, recuerda que desde las distintas aplicaciones de Microsoft 365 se puede generar un documento y compartirlo con distintos usuarios, otorgándoles distintos privilegios de acceso (como edición o solo lectura).

  2. Automatizar procesos de gestión de correos electrónicos. El correo electrónico es una herramienta muy útil de comunicación para una empresa, pero muchas veces su uso consume demasiado tiempo y esfuerzo. Con Microsoft 365 y Outlook es posible realizar una automatización de muchas de esas tareas tediosas relacionadas con los emails como son:

  3. Respuestas automáticas. Con la configuración de respuestas automáticas puedes contestar muchos correos electrónicos sin necesidad de emplear tiempo en revisarlos o redactar respuestas. Este tipo de tarea automatizada, además de reducir esfuerzo y liberar tiempo, consigue que el remitente reciba una atención inmediata.

  4. Reenvío de documentos. Con el reenvío automático de documentos es posible automatizar la gestión de muchos correos. Por ejemplo, reenviar de forma automática las facturas recibidas al departamento de contabilidad o remitir al servicio de atención al cliente cualquier consulta o pregunta recibida por correo o reenviar lo que provenga de un dominio específico.

  5. Clasificar mensajes. La bandeja de entrada puede convertirse en un auténtico caos si no se revisa y ordena frecuentemente, produciendo errores como el borrado de correos importantes u olvidar responder un determinado email. Con la clasificación automática de mensajes (por asunto, remitente, palabra clave y otros criterios) es posible tener la bandeja de entrada ordenada y clasificada en carpetas que facilitan su gestión y reducen los errores.

  6. Formatear los datos. Puedes convertir a otros tipos de formato cualquier documento que hayas creado. Por ejemplo, desde un documento Excel con gráficas y tablas se puede generar automáticamente un informe en PDF y enviarlo a un grupo concreto de empleados.

  7. Gestión de contraseñas. Los usuarios de Microsoft 365 de una organización pueden solicitar cambios de contraseña por motivos de seguridad o por haberla olvidado. Este proceso puede ser totalmente automatizado ahorrando tiempo y esfuerzo y disminuyendo los tickets de soporte técnico interno.

  8. Sincronizar documentos con OneDrive y SharePoint. Los documentos generados con las herramientas de Microsoft 365 se pueden sincronizar de forma automática con SharePoint y OneDrive consiguiendo facilitar el acceso a otros miembros de la organización, lo cual fomenta el trabajo colaborativo y evita información duplicada o retrabajos.

  9. Microsoft Power Automate. Puedes conectar dos o más aplicaciones de Microsoft 365 (incluso de aplicaciones de terceros) para transferir información de una a otra, pudiendo automatizar procesos de migración de datos entre las mismas sin necesidad de la intervención manual. Por ejemplo, con Power Automate se puede conectar Outlook con SharePoint, y cada vez que se reciba un correo electrónico que contenga un archivo adjunto, este archivo se puede almacenar de forma automática en SharePoint.

  10. Alertas automáticas. Recibir un alerta automática sobre un asunto o tarea importante es posible. Por ejemplo, se puede recibir una alerta por correo electrónico de forma automática cuando alguien hable sobre un proyecto concreto en Microsoft Teams. De esta forma se podrá monitorizar lo que ocurre en un entorno de trabajo de forma automatizada. También es posible incluir mensajes automáticos de bienvenida, instrucciones o políticas y protocolos a las personas que se unan por primera vez a un grupo o equipo de trabajo.

  11. Automatizar Active Directory. Simplifica procesos de incorporación o desvinculación de usuarios. Una herramienta clave en la administración de usuarios es Active Directory de Microsoft. Al automatizar las tareas de Active Directory, puede ahorrar mucho tiempo.

  12. Aprovisionar nuevos usuarios automáticamente. Puede incluir el aprovisionamiento (o baja) de usuarios de Active Directory en un único flujo de trabajo automatizado. Por ejemplo, puede automatizar la creación de un ticket de help desk, solicitar el alta en Active Directory y las aplicaciones de Negocio que el usuario necesitará, y enviar un correo electrónico al responsable del nuevo empleado, todo sin intervención manual alguna.

  13. Gestionar solicitudes de cambio. Puedes, por ejemplo, gestionar en forma automatizada las solicitudes de nuevas contraseñas de usuario, y la migración y eliminación de usuarios.

  14. Fomentar la colaboración gracias a automatizar SharePoint y OneDrive. Microsoft SharePoint es una potente plataforma empresarial de trabajo colaborativo. Las capacidades de SharePoint, como la administración de contenido, la colaboración, la búsqueda y la inteligencia empresarial, trabajan en conjunto para ayudar a las empresas a responder rápidamente a las necesidades cambiantes. La automatización de SharePoint o OneDrive hace que la colaboración y el intercambio de información sean veloces, fáciles y efectivos.

  15. Subir y descargar archivos de SharePoint. Es muy útil si se necesita agregar informes diarios a SharePoint. Los archivos se pueden registrar y actualizar automáticamente.

  16. Administrar usuarios y grupos de SharePoint. Puede vincular esta tarea con los flujos de trabajo automatizados que se hayan creado. También puede generar un usuario en Active Directory y agregarlo inmediatamente a un grupo de SharePoint.

  17. Sincronizar archivos de OneDrive a una carpeta local. A medida que los archivos llegan a su cuenta en la nube de OneDrive, se pueden sincronizar automáticamente con su PC o servidor.

  18. Automatizar otras tareas de Microsoft Office 365. Ya sea que necesites crear una nueva secuencia de automatización o programar macros existentes y scripts en Visual Basic, la combinación de tareas de Microsoft 365 con un software de Automatización Robótica de Procesos puede ahorrarle mucho tiempo y errores. Por ejemplo:

  19. Generar y distribuir documentos. Puede tomar una lista de cientos de miles de direcciones de correo electrónico y enviarles un correo personalizado en forma periódica o cuando usted lo decida, con solo apretar un botón.

  20. Use la automatización de PowerPoint ActiveX para combinar múltiples presentaciones y convertirlas a PDF.


Microsoft 365 es una potente solución de colaboración en la nube que permite automatizar tareas y crear espacios avanzados de colaboración asi como integrar otras tecnologías lo que eleva la eficiencia y la productividad dentro de las empresas. Poder realizar procesos rutinarios que consumen mucho tiempo y esfuerzo de forma automática, permite que los colaboradores que utilizan las distintas herramientas de Microsoft 365 se centren en tareas que aporten más valor.



Son muchas las tareas y procesos que se pueden realizar de forma automática al utilizar Microsoft 365, y con el uso de Power Automate (Microsoft Flow) se pueden también automatizar flujos de trabajo para conseguir una mejora en la agilidad y productividad empresarial.





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