15 ejemplos de automatización empresarial

Actualizado: 25 ago 2021


¿Qué procesos está automatizando mi competencia? o ¿Por dónde puedo empezar a automatizar? son las dos preguntas que más escucho en la asesoría a mis clientes y amigos, en este espacio compartiré ejemplos de cómo las organizaciones están utilizando la Automatización de Procesos para ahorrar tiempo y dinero, evitar errores, liberar al personal de tareas repetitivas y mejorar la operación.


Te invito a que te quedes a leerlo si quieres saber como tu empresa puede beneficiarse de forma inmediata con la automatización.




"TU EMPRESA necesitará más automatización de negocios de Tecnologías de Información y de negocios, ya que tu competencia está caminando hacia allá" Gartner.

Al hablar de automatización, existen dos conceptos importantes a diferenciar:

  • La Automatización de Procesos de Negocio (BPA) permite a las organizaciones optimizar sus procesos críticos y evitar tener que gestionar varias tareas para un solo proceso.

  • La Automatización Robótica de Procesos (RPA) utiliza robots de software que realizan las tareas individuales imitando la interacción humana,


Los siguientes ejemplos corresponden a la categoría de Automatización de Procesos de Negocio (BPA).


1. Transferencias de archivos

Las empresas manejan cientos de miles de archivos que se transmiten al menos 3 veces cada uno, ya sea como un archivo que agregas en un correo electrónico, como un mensaje por WhatsApp, a través de MS Teams, etc. Esto produce que nuestra información no esté actualizada, que se utilice más espacio de almacenamiento y que haya errores manuales.


Automatizar la transferencia de archivos, en la mayoría de las empresas, puede ser un proceso prácticamente inmediato, si cuentas con una plataforma de colaboración como MS 365, bastará con la aplicación de mejores prácticas y un proceso de implementación sencillo. Lograrlo en tu organización te llevará menos de un día.

Si quieres saber como automatizar el subir archivos a la nube, bajarlos, mantener las versiones actualizadas, encontrar fácilmente la información y evitar que tu equipo de trabajo pierda el tiempo en procesos administrativos innecesarios, te invitamos a que veas esta información que hemos creado para ti en https://www.alesca.com.mx/alescaacademy



2. Órdenes de compra

Las solicitudes de órdenes de compra son un proceso comercial común en todas las industrias. Los procesos tradicionales ineficientes implican que los empleados requieren rastrear a uno o más supervisores para obtener sus firmas. Con la automatización de los procesos, las solicitudes de órdenes de compra se envían automáticamente a quien corresponda y esta persona podrá revisarla, aprobarla o no, desde cualquier lugar en donde se encuentre sin necesidad de perder tiempo para ello. Entre las características adicionales se incluyen las notificaciones y los recordatorios, la posibilidad de realizar un seguimiento de las solicitudes y la creación de registros de auditoría mediante el almacenamiento de las órdenes de compra completadas y el estatus de las que están en trámite.


Automatizar el flujo de trabajo de autorización de órdenes de compra es una acción que puedes realizar rápidamente, si cuentas con una plataforma de colaboración ¡puedes empezar hoy mismo!, no necesitas invertir en software o hardware adicional para lograrlo.


Dentro de Alesca Academy (https://www.alesca.com.mx/alescaacademy), encontrarás contenido diseñado para que aprendas como lograrlo y ponerlo en práctica de manera inmediata, te invitamos a que veas la siguiente información:



3. Gestión de documentos y contratos

La gestión de documentos y contratos es uno de los ejemplos más importantes de la automatización de procesos. Cuando no existe una buena gestión de estos documentos se generan pérdidas de productividad y normalmente aparecen problemas paralelos como multas, acciones judiciales, pérdida de cliente por falta de atención o penalizaciones por no entregar en tiempo.


Los sistemas de gestión de contratos ayudan a las organizaciones a deshacerse de los procesos basados en papel, a la vez que ofrecen transparencia y coherencia a la hora de negociar los contratos. Un proceso de automatización de la gestión de contratos ofrece potentes funciones como la edición, los flujos de trabajo de aprobación, las firmas electrónicas, las notificaciones por correo electrónico, la accesibilidad y la seguridad mejorada.


Automatizar los flujos de trabajo de autorización de documentos y/o procesos es una acción que puedes realizar paulatinamente (de acuerdo a la identificación de los mismos dentro de tu empresa) y que de manera muy rápida puede aumentar la productividad dentro de tu empresa, si cuentas con una plataforma de colaboración ¡puedes empezar hoy mismo!.


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4. Solicitudes de vacaciones y permisos de los empleados

El procesamiento y el seguimiento de las solicitudes de vacaciones y permisos de los empleados son tradicionalmente procesos repetitivos y que consumen mucho tiempo. Con la automatización, un empleado puede presentar una solicitud electrónicamente a través de una solución basada en la web que se envía a su supervisor para su aprobación. Además, los empleados pueden ver fácilmente las asignaciones de vacaciones y hacer un seguimiento de las solicitudes pendientes.


Como resultado de este proceso de automatización ahorraras tiempo, dinero, eliminarás pérdida de información, tendrás el control de los procesos que están por autorizarse, podrás tomar decisiones en línea y tendrás el control de los procesos en curso.


Hacer realidad esto es muy sencillo, encuentra información de como puedes lograrlo y hasta donde puedes llegar con un proceso automatizado de esta naturaleza. Te invitamos a que veas esta información que hemos creado para ti en https://www.alesca.com.mx/rhsupport.




5. Contratación de personal

Reclutar y llenar las posiciones abiertas es sólo el comienzo de las actividades a realizar cuando contratas a un colaborador, ya que una vez contratado, las tareas del departamento de RH incluyen la formación de los empleados, reunir la documentación y/o información que se requiere para su expediente, la asignación de activos y la concesión de acceso al sistema.


Los procesos de contratación de empleados pueden llevar a nuevas contrataciones infelices y períodos prolongados de improductividad. Con la automatización de este proceso dentro de las organizaciones puedes crear procedimientos de incorporación consistentes y eficientes que minimicen los costosos errores y a la vez aumenten significativamente la retención de los empleados.


Hacer realidad esto es muy sencillo, encuentra información de como puedes lograrlo y hasta donde puedes llegar con un proceso automatizado de esta naturaleza.



6. Atención al cliente

Mientras las organizaciones buscan mejorar la experiencia del cliente, muchas están recurriendo a soluciones de automatización como chatbots para ofrecer apoyo las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Los chatbots son programas informáticos que utilizan el procesamiento del lenguaje natural (PNL), el aprendizaje automático (ML) y la inteligencia artificial (IA) para procesar las interacciones humanas.


Atiende a tus clientes de manera inmediata al integrar la tecnología de chatbot y responder a la mayoría de las preguntas de primer contacto o escala esa pregunta con un agente directamente. Este proceso es más elaborado ya que requieres comprender tu segmento de clientes y sus necesidades, lo que indudablemente te permitirá tener una mejor comunicación y acercamiento a ellos.


Conoce si un chatbot es un proceso de automatización apropiado para elevar el nivel de atención a tus clientes, cada día más empresas están utilizándolo.



7. Unifica los puntos de atención a tus clientes

Las comunicaciones centralizadas son la clave para elevar la excelencia del servicio al cliente.

La calidad de la respuesta y la velocidad de la misma se refleja directamente en cómo tus clientes y tus socios perciben tu empresa. Proporcionar a tus colaboradores las herramientas que necesitan para tener éxito al integrar todos sus canales de comunicación con los clientes desde un mismo lugar (Ya sea un chatbot basado en la web, un mensaje de texto móvil, WhatsApp o redes sociales como Twitter y Facebook, así como con tu CRM) eleva no solo su productividad, al no tener estar revisando varias herramientas al mismo tiempo, sino que posiciona a las empresas en un nivel superior de atención a los clientes.


Conoce como puedes facilitar las interacciones con tu clientes al automatizar cada contacto, ordenando, priorizando y respondiendo rápidamente a los mensajes o requerimientos que te envíen.


8. Automatización de Elaboración y envío de informes

Cada vez más a menudo, las empresas requieren informes periódicos para poseer información real, actualizada y mejorar las tomas de decisión. Las soluciones automatizadas pueden generar fácilmente informes, analizar sus contenidos y, basándose en ellos, enviarlos a las partes interesadas.


El uso de hojas de cálculo y la generación de reportes son el pilar de las operaciones diarias de la gran mayoría de empresas y son actividades fundamentales para la toma de decisiones estratégicas, pero generar reportes de forma efectiva puede ser un proceso complejo para usted y su equipo. Muchas aplicaciones importantes dentro de las empresas, como Sistemas ERP, libros mayores y sistemas de registros, requieren de intervención manual para compilar reportes. Esto genera errores y tiempo a asignar para que esta actividad se realice con éxito, no solo para la creación de los informes sino para la revisión de los mismos antes de tomar cualquier decisión sobre la información que se presenta.


Conoce como hacer tuya la información de tu negocio, responder a tus preguntas a través de información confiable o unir distintas fuentes de información para que la información que recibas te permita tomar decisiones asertivas.



Dentro de Alesca Academy (https://www.alesca.com.mx/alescaacademy), encontrarás contenido diseñado para que conozcas más acerca de este tema.


9. Automatización de correo electrónico

Automatizar tu bandeja de entrada te permite procesar automáticamente la información del correo electrónico de forma rápida y eficiente. También facilita el intercambio de archivos gracias a tareas como cargar documentos en SharePoint o enviar reportes por correo electrónico a los interesados.


Lograr esta automatización es muy sencilla por lo que no necesitas invertir ni en software o hardware, basta con que aprendas a hacerlo.


Te invitamos a que veas la siguiente información que sabemos que te apoyará en este proceso dentro de Alesca Academy (https://www.alesca.com.mx/alescaacademy).



10. Automatización Cloud

Las organizaciones están sacando partido de la nube implementando nuevos proyectos rápidamente y evitando largos procesos de adquisición. Esta automatización te proporciona la capacidad que necesitas en la nube, incluyendo servidores y almacenamiento, sin intervención manual. La verdadera automatización también se produce sin obstáculos técnicos o de proceso, como solicitar la aprobación de los recursos en la nube en una organización. En su nivel más alto, la automatización en la nube permite a los usuarios acceder e implementar recursos en la nube bajo demanda, con solo unos pocos clicks.


Cuando se hace correctamente, la automatización en la nube es menos dependiente de personas o procesos, y más de marcos de referencia que automatizan el aprovisionamiento de recursos. Los tiempos de suministro e implementación pasan de meses a minutos.


Iniciar este proceso, si aún no lo conoces, puede ser complejo, te invitamos a que veas las siguientes Masterclass y que conozcas más de este tema.




11. Accede rápidamente a la información

La información crítica requiere estar accesible desde cualquier parte y de manera segura. Cuando asignas una tarea a una persona, es imprescindible que la información que se necesita para completarla esté disponible para lograla. No es productivo asignar una tarea a alguien que después ha de dedicar horas a buscar la información para poder hacerse una idea de la situación.


Un sistema de flujos de trabajo te permite adjuntar documentación para que se muestre al encargado que puede estar en tu misma oficina, en home office o en una ciudad diferente.


Automatizar la sincronización de archivos, en la mayoría de las empresas, puede ser un proceso prácticamente inmediato, si cuentas con una plataforma de colaboración como MS 365, bastará con la aplicación de mejores prácticas y un proceso de implementación sencillo. Lograrlo en tu organización te llevará menos de un día.


Si quieres saber como automatizar el subir archivos a la nube, bajarlos, etiquetarlos, realizar búsquedas, encontrar fácilmente la información y evitar que tu equipo de trabajo pierda el tiempo en procesos administrativos innecesarios, te invitamos a que veas esta información que hemos creado para ti dentro de Alesca Academy (https://www.alesca.com.mx/alescaacademy), en donde encontrarás contenido diseñado para que aprendas como lograrlo y ponerlo en práctica de manera inmediata.



12. Registro y seguimiento a tareas pendientes

A veces, lo más difícil para tu personal es establecer en qué punto se encuentra una determinada tarea, quién se está encargando de ella o cuál es el plazo para terminarla. Hoy en día, con los sistemas de automatización se puede tener una trazabilidad absoluta del proceso e involucrar a los responsables de cada subtarea. Así cada usuario tiene un rol y, en función de este, unas tareas y plazos asignados.


Quizá eres una empresa que utiliza metodologías como ORK´s o cualquier otra y requieres conocer como lograr controlar el cumplimiento de objetivos y de puntos de control para lograrlos.


Te invitamos a que nos contactes para conocer tu necesidad de forma específica ya que cada empresa es un única en cuanto a sus necesidades e ideología.



13. Agiliza la toma de decisiones

Los datos son la base sobre la que tomar decisiones informadas; sin embargo resulta difícil recolectar, no importa el tamaño de tu empresa, tratar e integrar información procedente de diferentes fuentes para tomar las mejores decisiones. El crear informes confiables es el resultado de toda la información que se genera a lo largo de la operación de tu empresa, en caso de que esta no se encuentres automatizada, la información puede perderse por el camino o estar incompleta.


Con un sistema de automatización que haga una gestión centralizada de flujos de trabajo, se eliminan las probabilidades de que la información se pierda y se disminuye el riesgo de errores. El responsable puede comprobar todos los requisitos asociados al cumplimiento de una tarea y reactivarla, de ser necesario, para recabar todos los datos que hagan falta.


Este proceso de automatización es más elaborado ya que ser requiere hace una análisis profundo de los procesos de la empresa para realizar una evaluación y definir rutas de solución, por ello te invitamos a que nos contactes para conocer tu necesidad de forma específica ya que cada empresa es un única en cuanto a sus necesidades e ideología.






14. Asignación de tareas

Un sistema de automatización de procesos simple puede distribuir las tareas entre los recursos disponibles. Utilizando un algoritmo, calcula el tiempo que se necesita para completar esta tarea y se la asigna al responsable que tenga menos tareas disponibles. Sin embargo, si se optimiza bien el sistema se puede llegar a mejorar la asignación de las tareas.