• Laura A. Estrada

Automatización de Procesos: ¡Más productividad!

Actualizado: sep 29

Buscamos sin cesar “soluciones o herramientas” que nos ahorren tiempo, aumenten nuestra productividad y que nos apoyen a ser más eficientes. No hay varita mágica para lograrlo, pero sin duda, hay alternativas que puedes adoptar rápida y fácilmente.


Trabajar sin utilizar papel, automatizar las tareas repetitivas, crear flujos de trabajo para disminuir el tiempo de autorización de procesos o utilizar herramientas que te permitan controlar el estatus de proyectos y actividades, son sin duda las necesidades a cubrir que escuchamos de nuestros clientes de manera constante.


Hoy platicaremos acerca de como una solución de automatización aumentarán la productividad de tu empresa, reducirán tus gastos de papel y te permitirán controlar el resultado de tus procesos.


El papel y el cartón representan el 90% de los residuos que se generan en una oficina, y según estudios realizados sobre el consumo del papel, en un año se consume 115 mil millones de hojas en todo el mundo.


Quizá este dato no te dice nada específico, pero ¿has pensado alguna vez la cantidad de papel que se consume en tu oficina?


Para hacernos una idea primero tenemos que enumerar todos aquellos elementos que forman parte de la actividad productiva y que tienen el papel como soporte físico: contratos de personal, contratos de servicios, prevención de riesgos laborales, autorizaciones, propuestas…, una lista que irá aumentando a medida que vamos incorporando departamentos a la estimación global de uso de papel.


Adicionalmente considera los costos de los consumibles, de los servicios necesarios para mantener operativa tu estructura de sistema de impresión y el costo de tener un archivo físico.


Soluciones de automatización de procesos nos permitirán prescindir de papel, en muchos casos, incrementarán nuestra productividad y convertir la inversión de las horas de los colaboradores, anteriormente destinadas a tareas repetitivas y manuales, en labores de atención al cliente o comerciales, lo que redundará en mayor rentabilidad.


La digitalización documental es imprescindible para que las empresas puedan realizar trabajo remoto, es decir, para que los colaboradores cuenten con el 100% de los recursos de información que necesitan para realizar su trabajo, tomar decisiones y cumplir con sus objetivos. El objetivo es que desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo con acceso a internet, los colaboradores puedan acceder a la información y continuar prestando sus servicios.

La selección adecuada de herramientas tecnológicas que trabajen en resolver este escenario es indispensable para que los beneficios de utilizarlas se reflejen de manera inmediata.


Una solución de automatización de procesos puede consistir en desaparecer el uso de papel, completar los procesos en menos tiempo y desde cualquier lugar (Se eliminan las retareas y se ahorra tiempo).


La integración de firma electrónica de Adobe Sign (Acrobat DC), Microsoft Sharepoint y Microsoft Teams, son tres herramientas que trabajan de manera conjunta y que sin duda te permitirán lograr soluciones de automatización de procesos de manera muy rápida.


Estas soluciones ofrecen la ventaja de la inmediatez, de poder trabajar desde cualquier lugar a través de cualquier dispositivo, de convertir procesos de horas en cuestión de minutos, de sumar el beneficio del ahorro de tiempo a la productividad de tu empresa.


Si ya cuentas con estas herramientas o deseas conocerlas, en Alesca Productividad te estamos esperando para compartirte como puedes lograrlo. En nuestro sitio web hemos diseñado un espacio de conocimiento de plataformas y soluciones para ti: www.alesca.com.mx/alescaacademy

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