• Laura A. Estrada

FIRMA ELECTRÓNICA: MADUREZ DIGITAL EN TU EMPRESA

La transformación digital en las empresas, mejora su rentabilidad, aumenta la satisfacción de los colaboradores lo que se refleja en productividad y eficiencia operativa, optimiza la experiencia del cliente y ahorra dinero. Estar preparado para crecer es un reto muy importante ya que existen muchos caminos para lograrlo y cada empresa tiene que marcar el suyo.


Brian Solis describe a la transformación digital como el realineamiento de tecnología, modelos de negocio y procesos a través del cual se crea valor a los clientes y colaboradores en una economía digital cambiante. Partiendo de este significado, indudablemente:


"El principal objetivo de la transformación digital es la optimización de procesos"

He elegido escribir acerca de la Firma Electrónica ya que es un agente impulsor de cambio hacia espacios digitales que permiten a las empresas disminuir el uso del papel, convertir en horas procesos que se llevaban días, eliminar la pérdida de documentos firmados en físico, las inconsistencias, el almacenamiento desordenado y principalmente, dar un mejor servicio a clientes externos y/o internos.


¿Qué es la firma electrónica?


Todas las firmas generadas en medios electrónicos se pueden llamar firmas electrónicas. Incluso en este conjunto está la firma electrónica simple (amparada por el artículo 89 del Código de Comercio) y la firma electrónica avanzada (que exige que sea autenticada por un certificado digital, utilizada por ejemplo en transacciones específicas requeridas por el gobierno federal). Por lo tanto, la mayoría de la transacciones comerciales y empresariales sólo necesitan de un firmado electrónico simple para asegurar la validez jurídica de cualquier contrato.


De hecho, en México las firmas electrónicas son aceptadas por diversos ordenamientos jurídicos a nivel federal y estatal.


Las firmas electrónicas modernas ofrecen mayor practicidad, ahorro y movilidad para distintos tipos de contratos:

  • Contratos de prestación de servicios, de compra, de trabajo, de arrendamiento;

  • Notificaciones comerciales, corporativas, clínicas;

  • Aprobación de cotizaciones;

  • Notificaciones de cambio de términos y condiciones de uso;

  • Decisiones judiciales; y muchas otras.

De hecho, es interesante observar como las primeras pruebas con las firmas electrónicas modernas por los gobiernos locales y del gobierno Federal en México, hayan tenido exactamente los mismos objetivos: llevar servicios y trámites gubernamentales a lugares lejanos, buscando ahorros considerables en dichas operaciones.


Todos los países que permiten el uso la firma electrónica reconocen las siguientes funciones (mismas que poseen validez legal):

  • Identificar una persona;

  • Confirmar que una persona sea participante de un contrato;

  • Asociar el contenido de un contrato a su firmante;

  • Probar el consentimiento de las reglas del contrato;

  • Probar que el firmante estuvo un lugar en particular en un tiempo determinado.

En resumen, tanto las firmas electrónicas simples como las firmas electrónicas avanzadas brindan mayor seguridad para cualquier transacción con documentos firmados electrónicamente.


De hecho, los documentos firmados en papel se pueden perder, extraviar o, en el peor escenario, pueden ser falsificados.


La ventaja del firmado electrónico, ya sea simple o avanzado, es que tanto el emisor como el firmante, están involucrados en una transacción segura, que genera registros electrónicos y que garantizan el valor del documento ante un juez.


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