5 pasos para automatizar tu empresa

El día de hoy estaremos conversando acerca de la importancia de automatizar dentro de tu organización y los 5 pasos a seguir para lograr concretar un plan concreto que contemple lo que necesitas, este ejercicio te permitirá identificar lo que es posible lograr de manera inmediata y/o establecer las prioridades de la automatización de procesos dentro de tu empresa de acuerdo a las ventajas económicas, operativas y de productividad que identifiques.



"La hiperautomatización ha pasado de ser una opción a una condición de supervivencia" Gartner.

Razones para automatizar

Como resultado de la automatización de procesos dentro de más de 100 empresas, hemos encontrado 5 factores que sin duda alguna son determinantes y que describen la importancia de contar con un plan formal de automatización de procesos dentro de todas las organizaciones ya que la consideración de ellos apoya a incrementar la productividad, a buscar la calidad en sus productos y servicios, a aumentar la productividad y ante todo la mejora continua.




  1. La automatización de procesos da como resultado que la información que se requiere esté a disposición de quien la necesita y que no se quede en la mente de alguien, lo que elimina los riesgos de crear elementos “indispensables”.

  2. Se minimiza el costo operativo ya que las tareas se realizan en el momento esperado y por los roles asignados. También permite que se tengan procesos dinámicos que ágilmente puedan incorporar nuevas necesidades que demanden nuestros clientes.

  3. Al automatizar las tareas repetitivas, las personas puedan enfocarse en las tareas productivas lo que disminuye errores en la operación.

  4. Se cuenta con la información que se necesita para tomar decisiones en tiempo real, lo que permite analizar el comportamiento de nuestros clientes o de nuestros colaboradores por lo que se simplifica el proceso para resolver problemas o situaciones.

  5. Se integran los sistemas actuales lo que asegura que se aprovechen las inversiones previamente realizadas y que la información y procesos existentes esté contemplados.


5 pasos para automatizar tu empresa


Como resultado de nuestra experiencia hemos encontrado 5 pasos a seguir para que inicies de forma inmediata la automatización en tu empresa o si ya lo estás haciendo, que te asegures de que tienes contemplado cada uno de ellos.


  1. Procesos generales. Identifica los procesos generales actuales dentro de tu empresa, ya sea que cuentes con un proceso de negocio formalizado o no, identifica los aspectos más relevantes, los problemas generales que se presentan en los mismos y determina al colaborador con el cual estarás trabajando y detallando cada uno de ellos. Lo que se sugiere es que se elija una persona que tenga mucha experiencia en el proceso.

  2. Procesos documentados. Identifica cuales procesos tienes documentados y cuáles no. Hay un alto porcentaje de probabilidad que tus procesos documentados no estén actualizados, esto se debe a que las organizaciones son dinámicas, asegúrate de actualizarlos. En caso de los procesos no documentados, es muy importante realizar el esfuerzo para hacerlo. Recuerda que, aunque no tengas procesos documentados “formalmente” estos los podrás encontrar en minutas, correos electrónicos, memorandos, etc.

  3. Priorización de procesos. Prioriza los procesos de acuerdo con su impacto económico-productivo, ten en mente que el objetivo es garantizar la mejor forma de trabajar para la organización y maximizar el valor agregado que la empresa genera para el beneficio de tus clientes.

  4. Procesos deseables. De acuerdo con la priorización que realizaste de procesos, toma uno a uno e identifica que es lo que se requiere hoy para cumplir con los objetivos que se logran a través del proceso y que es lo que se requiere para mejorarlo. Este es el paso más importante, es fundamental que trabajes con colaboradores que tienen mucha experiencia en el proceso y con colaborador que tienen poca experiencia, esto te permitirá identificar mejoras inmediatas. El riesgo de esta etapa es que no haya claridad en los objetivos a lograr lo que genera redundancias, controles sin sentido, solicitud de reportes innecesarios, etc. Recuerdo que lo simple es lo mejor.


Proceso para automatizar. En este último paso, es importante definir si el proceso deseable es viable de acuerdo con los recursos actuales tales como los económicos, los humanos, tiempo, etc. Puedes ajustar tu proceso de tal manera que sea posible y que provea una mejora sustancial en poco tiempo. Ten en mente que no es necesario tener el 100% de los procesos documentados para avanzar en las etapas, sino que puedes empezar con los mas importantes para que puedan estar trabajando de manera paralela y que haya avances continuamente. Este paso sirve para implementar la base del proyecto de automatización.


Dadas las condiciones del mercado actual, es importante que consideres el factor de trabajar a la distancia ya que es modelo es cada vez más común dentro de las empresas, eliminar los riesgos, cuando tu equipo trabaja a la distancia, es un factor determinante a considerar dentro de tu plan de automatización.


Concluyendo, no solamente existe un proyecto de automatización de procesos, sino que son un conjunto de proyectos que se van entrelazando en el tiempo. Sin embargo, cada proyecto conlleva definiciones de negocio, de tecnología y de recursos humanos lo que permitirá automatizarlos y entonces capacitar a los involucrados para asegurarnos del uso de estos y del cumplimiento de objetivos.


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