• Laura A. Estrada

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

El término “sistema de gestión documental” se refiere a un software que te permite almacenar y realizar un seguimiento de documentos electrónicos. Está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que tus colaboradores puedan acceder de forma fácil y sencilla.




Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.


Los beneficios de los sistemas de gestión documental:


1. Reducción de un 10% de costos gracias a información estructurada.

2. Disminución del 30% de errores en documentos.

3. Aumento del 49% velocidad de creación de contenidos.


Los componentes básicos de un sistema de gestión documental son:

  • Almacén de documentos.

  • Check-in/check-out

  • Coordinación para edición simultánea

  • Control de acceso y seguridad

  • Búsqueda y recuperación de documentos

  • Control de versiones

  • Indexación y clasificación

  • Auditoría de todos las acciones


¿Por qué es importante un sistema de gestión documental?


Muchas empresas no saben por qué la gestión documental es importante. En muchos casos hacen un mejor trabajo de gestión y seguridad con su material de oficina que con los documentos y archivos que son críticos para su negocio.


Los documentos electrónicos son actualmente el alma de la empresa moderna, pero a menudo su gestión y seguridad se da por sentado. La gestión de documentos durante mucho tiempo ha sido ignorada por muchas empresas, aunque eso está cambiando rápidamente ya que es capaz de aportar mucho valor al resto de sistemas de gestión empresarial.


Un primer punto donde podemos ver la importancia de un sistema de gestión documental es en la ayuda que proporcionan para evitar incurrir en muchos gastos relacionados con la documentación. Las empresas incurren en estos gastos debido a:

  • El tiempo y el esfuerzo desperdiciado en la localización de los documentos. Este es mucho más alto de lo que cabría pensar. Investigaciones recientes han indicado que casi el 10% del tiempo de trabajo diario de un trabajador de oficina lo dedica a tratar de localizar la información y los documentos que necesita.

  • Esfuerzo redundante, que muchas veces se utiliza porque se cree que es más fácil recrear algo que tratar de encontrarlo.

  • El tiempo y el esfuerzo involucrado en determinar quién tiene la última versión de un documento, así como recuperarlo cuando varias versiones se sobrescriben entre sí.

  • El uso innecesario de dispositivos de almacenamiento de red y el ancho de banda de red que se utiliza debido a que los documentos están dispersos por todas partes de la empresa, en lugar de estar centralizados.

Además de la importancia de un sistema de gestión documental para minimizar estos gastos, también existen una serie de riesgos unidos al hecho de no utilizarlo. Sin un sistema de gestión documental:

  • La seguridad se aplica, a lo sumo, al azar, lo que provoca que se incurra en el riesgo de exponer información importante a la vista de personas potencialmente inapropiadas.

  • Los documentos críticos se almacenan (a menudo exclusivamente) en equipos personales que podrían ser perdidos, robados o dañados en cualquier momento.

  • Los documentos almacenados centralmente, no necesariamente van a una papelera de reciclaje, como se cree comúnmente. Simplemente desaparecen, y para recuperar uno eliminado por error, deben restaurarse lentamente las copias de seguridad.

  • No existe ningún registro de auditoría para saber quién ha visto y/o editado un documento. Por lo tanto, es imposible controlar un proceso de negocio para descubrir errores o ineficiencias.


Las características y beneficios que vienen junto con la implementación de un sistema de gestión documental bien diseñado pueden afectar y mejorar la mayor parte de una organización.


Ignorar este aspecto en el clima empresarial competitivo de hoy en día es un riesgo innecesario. Como has visto, el ahorro de costos y la seguridad que te proporciona un sistema de gestión documental ya son suficientes razones para implantar uno de estos sistemas en tu empresa. Si a esto añadimos la posibilidad de compartir la información con diferentes sedes o incluso con clientes, partners y proveedores a través de los modernos sistemas de gestión documental en la nube, las ventajas de su uso se convierten en indispensables.


En Alesca podemos ayudarte a identificar cual es sistema de gestión documental que necesitas para evitar el robo de información, aumentar la productividad e incrementar la eficiencia en tus procesos.

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